Skip links

Hoe maak je een goede e-mail handtekening?

Naast het werk wat je voor klanten doet en het uitbouwen van je marketingfunnel lijkt het maken van een e-mail handtekening redelijk onbenullig. Toch? Veel ondernemers sluiten hun zakelijke mails vaak af met een “Groet, Naam van Bedrijf”. Dat is zonde, want het maken van een goede e-mailhandtekening is een quick win en heeft verschillende voordelen. In dit blog vertel ik je over deze voordelen en hoe je zelf eenvoudig een e-mailhandtekening maakt. In dit voorbeeld maak ik gebruik van Word en Gmail. 

De voordelen van een e-mail handtekening

We mailen heel wat af, zeker zakelijk, waar marketing automation steeds meer de norm is om de customer journey te begeleiden. Zelf vind ik het handig om in een mailconversatie even snel te kunnen bellen door het telefoonnummer wat eronder staat, of doorklikken naar een interessante link. Daar zit ook gelijk het grootste voordeel in: verkeer naar je online media. Maar vergeet ook je branding niet, het laat zien wie je bent en versterkt jouw merk bij je ontvanger. Door het zogenaamde ‘Picture Superiority Effect’ blijft informatie veel beter hangen als deze visueel is. Dit zijn mijns inziens de belangrijkste voordelen, maar mits je niet overtuigd bent:

  • Het stelt je in staat om jezelf te onderscheiden
    Mijn paradepaardje: laat zien dat je nét even anders bent dan de rest. Dat zit ‘m in de details.
  • Het zorgt voor vertrouwen
    Je bent geen hobbyist, dus wil je er zo professioneel mogelijk uitzien.
  • Je kunt er additionele informatie in kwijt
    Naast de standaardelementen (kom ik hieronder op terug) kun je ook andere interessante informatie vermelden. Denk aan een whitepaper, promotie of link naar een Kennisbank pagina.

Waaruit bestaat een goede e-mail handtekening?

Inkoppertje: een handtekening is goed wanneer de ontvanger er alle relevante informatie uit kan halen. Maar kijk ook even naar je tone of voice en houd deze in lijn met de rest van je communicatie. Ben je een coach, dan kan ik me goed voorstellen dat je afsluit met ‘Warme groet’. Zelf sluit ik standaard af met ‘Vriendelijke groet’. Kies de vorm die bij jou en je doelgroep past. Mijn handtekening ziet er zo uit:

E-mail handtekening in Gmail maken

(Volg je me al op LinkedIn, trouwens?)

In een complete handtekening zitten de volgende elementen:

  • Afsluitende zin
  • Voor- en achternaam
  • Optioneel: functietitel
  • Bedrijfsnaam
  • Contactgegevens: telefoonnummer en optioneel het adres
  • Verwijzing naar je website
  • Wie ben je, wat doe je?
  • Je logo
  • Verwijzing naar je social media
  • Optioneel: disclaimer

E-mail handtekening opmaken in Word

Er zijn verschillende wegen die naar Rome leiden, maar mijn favoriete weg is Word.

Stap 1. Voeg een tabel in

Stap 1 e-mailhandtekening in Word

Kies ‘Tabel invoegen’ en geef het aantal kolommen en rijen op. Mijn handtekening bevat 2 kolommen en 3 rijen. Zet de ‘Werking van AutoAanpassen’ op ‘AutoAanpassen aan inhoud’ en druk op OK.

Stap 2. Vul de informatie in

Vul de informatie in zoals je deze weergegeven wilt hebben. Pas daarna de tekst daarna aan naar het lettertype, de kleur en smaak van je huisstijl. Een voorbeeld:

Selecteer vervolgens de gehele tabel en maak de randen onzichtbaar:

Stap 3: opmaken in Gmail

Open je Gmail en ga naar de Instellingen:

Stap 3 - e-mailhandtekening in Gmail

Scroll iets naar beneden in het scherm wat zich opent om je handtekening te vinden. Plak de tabel vanuit Word in dit tekstvlak (vergeet niet om erboven je afsluitende zin te zetten). Nu gaan we de afbeeldingen er handmatig inzetten. Klik op de plek waar je de afbeelding wilt hebben en voeg deze in via de editor:

Stap 3.2 - e-mailhandtekening in Gmail

Deze toont waarschijnlijk te groot. Klik op het plaatje en kies voor ‘Klein’. Doe dit stuk voor stuk totdat je de afbeeldingen netjes links van de tekst hebt staan.

Klaar is Kees! Goed besteed half uurtje, toch? Deze uitleg laat je de basis zien, maar hier kun je een leuke creatieve invulling mee maken. Vergeet niet om de handtekening consistent uit te rollen voor je medewerkers. Ga jij een handtekening maken, of kun je nog wel wat hulp gebruiken met het maken van een logo of andere leuke visuals? Neem dan contact met me op.

Ik heb grafische hulp nodig